Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfache Form der Gewinnermittlung: Erfasst wird, was tatsächlich zu- und abfließt, nicht was rechtlich entstanden ist. Genau daraus folgen ihre Vorteile und ihre Fallen.
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Was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung von der Bilanz unterscheidet
Der Unterschied ist ein einziges Prinzip, und es entscheidet über alles Weitere. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung arbeitet nach Zufluss und Abfluss: Ein Betrag zählt in dem Kalenderjahr, in dem er auf dem Konto landet oder es verlässt. Die doppelte Buchführung arbeitet periodengerecht: Dort zählt der Betrag in dem Jahr, in dem die Leistung erbracht wurde, unabhängig davon, wann jemand zahlt. Eine Rechnung, die du im Dezember schreibst und die im Februar bezahlt wird, ist in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein Umsatz des Folgejahres — in der Bilanz einer des laufenden.
Das Prinzip in einer Figur: Nicht die Rechnung löst die Erfassung aus, sondern die Zahlung.
Daraus folgt der praktische Vorteil, für den die Form gemacht ist: Du zahlst Steuer auf Geld, das du hast. Wer im Dezember eine große Rechnung stellt und im März bezahlt wird, versteuert sie erst im Folgejahr — bei der Bilanzierung wäre der Gewinn schon da, das Geld aber nicht.
Wer sie führen darf und wer nicht
Die Berechtigung hängt an der Rechtsform und am Umsatz, nicht an der Branche. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, solange sie unter der Rechnungslegungsgrenze des Unternehmensgesetzbuchs bleiben; wird die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten, kippt die Pflicht zur doppelten Buchführung. Für die freien Berufe gilt die Grenze nicht — Ärztinnen, Anwälte, Ziviltechnikerinnen rechnen unabhängig vom Umsatz mit Einnahmen und Ausgaben. Kapitalgesellschaften stehen außen vor: GmbH und FlexCo bilanzieren immer, vom ersten Tag an.
Die Zuordnung folgt der Rechtsform. Die Umsatzgrenze wirkt nur dort, wo sie überhaupt gilt.
- Einzelunternehmen
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bis zur Rechnungslegungsgrenze
- OG und KG
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, dieselbe Grenze
- Freie Berufe
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ohne Umsatzgrenze
- GmbH und FlexCo
- Doppelte Buchführung, ab dem ersten Tag
Welche Spalten sie wirklich braucht
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist im Kern eine chronologische Liste mit wenigen Feldern: Datum, Belegnummer, Geschäftspartner, Betrag, Umsatzsteuer und eine Kategorie. Die Kategorien sind kein Selbstzweck, sie bestimmen später die Zeilen in der Steuererklärung — Wareneinsatz, Personal, Abschreibung, sonstige Aufwendungen. Zwei Dinge kommen dazu, die in vielen Vorlagen fehlen und regelmäßig zu Rückfragen führen: das Anlagenverzeichnis für alles, was über mehrere Jahre abgeschrieben wird, und eine getrennte Erfassung der Umsatzsteuer, wenn du nicht Kleinunternehmerin bist.
Die Kategorie ist wichtiger als die Vorlage. Wer sauber kategorisiert, füllt die Steuererklärung in einer Stunde aus — wer nur Beträge sammelt, sortiert sie im März nach.
Wann die Umsatzsteuer dazukommt
Solange du unter der Kleinunternehmergrenze von 55000 € brutto bleibst, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine reine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerspalten. Sobald du umsatzsteuerpflichtig bist, verdoppelt sich der Erfassungsaufwand: Jede Einnahme braucht den Steuersatz, jede Ausgabe die Vorsteuer, und beides fließt in die Umsatzsteuervoranmeldung. Das ist der Punkt, an dem die meisten von der Tabelle auf eine Software wechseln — nicht wegen der Buchhaltung, sondern wegen der Meldung.
Die Reihenfolge, die funktioniert
- 1
Ein eigenes Geschäftskonto eröffnen, bevor der erste Beleg anfällt — die Trennung nachträglich herzustellen kostet ein Vielfaches der Zeit.
- 2
Kategorien festlegen, die zu den Zeilen der Steuererklärung passen, nicht zum eigenen Sprachgebrauch.
- 3
Belege monatlich erfassen statt jährlich; die Zuordnung eines elf Monate alten Bankeingangs gelingt niemandem.
- 4
Anlagenverzeichnis anlegen, sobald die erste Anschaffung über der Geringfügigkeitsgrenze liegt.
- 5
Am Jahresende prüfen, welche offenen Rechnungen noch zufließen — sie entscheiden, in welchem Jahr der Gewinn anfällt.
Privatkonto und Geschäftskonto vermischen
Der mit Abstand teuerste Fehler, und er passiert nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil am Anfang alles klein wirkt. Sobald private und betriebliche Bewegungen auf demselben Konto liegen, muss jede einzelne davon zugeordnet werden — von dir, im Nachhinein, oder von der Steuerberatung, nach Stundensatz. Im Prüfungsfall kehrt sich außerdem die Beweislast praktisch um: Was nicht erkennbar betrieblich ist, wird nicht anerkannt.
Aus der Begleitung, nicht aus dem Merkblatt.
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Wie sieht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus?
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine chronologische Aufstellung mit Datum, Belegnummer, Geschäftspartner, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Kategorie — je eine Zeile pro Beleg. Dazu kommt ein Anlagenverzeichnis für Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, die Nachvollziehbarkeit schon.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?
Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb der Rechnungslegungsgrenze des Unternehmensgesetzbuchs sowie alle Angehörigen der freien Berufe, für die die Grenze nicht gilt. GmbH und FlexCo dürfen nicht — Kapitalgesellschaften bilanzieren immer.
Was ist der Unterschied zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Bilanz?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst Geldflüsse, die Bilanz erfasst Geschäftsfälle. Eine im Dezember gestellte und im Februar bezahlte Rechnung ist in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein Umsatz des Folgejahres, in der Bilanz einer des laufenden. Daraus folgt auch der Liquiditätsvorteil: Versteuert wird Geld, das tatsächlich da ist.
Brauche ich für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Software?
Solange du Kleinunternehmerin bist, genügt eine saubere Tabelle. Mit der Umsatzsteuerpflicht ändert sich das: Ab dann braucht jede Zeile Steuersatz und Vorsteuer, und daraus wird die Umsatzsteuervoranmeldung. Spätestens dort spart eine Software mehr Zeit, als sie kostet.
Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Beträge, Grenzen und Fristen ändern sich; maßgeblich ist immer der Stand zum Zeitpunkt deiner Entscheidung.
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