Rechnung schreiben in Österreich
Eine Rechnung ist in Österreich kein freies Dokument, sondern ein Formalakt: Das Umsatzsteuergesetz zählt die Pflichtangaben auf, und fehlt eine davon, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug.
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Die Pflichtangaben, vollständig
Das Umsatzsteuergesetz listet die Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung abschließend auf. Es sind: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens, Name und Anschrift des Empfängers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, das Entgelt, der anzuwendende Steuersatz, der Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID-Nummer des Leistenden. Ab einem bestimmten Rechnungsbetrag kommt die UID-Nummer des Empfängers dazu, sofern dieser Unternehmer ist. Diese Liste ist keine Empfehlung — sie ist die Bedingung dafür, dass dein Kunde die Vorsteuer geltend machen kann.
Fehlt ein Punkt, ist der Vorsteuerabzug beim Empfänger ausgeschlossen — nicht gekürzt.
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Empfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Leistung
- Entgelt und anzuwendender Steuersatz
- Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer des leistenden Unternehmens
Was Kleinunternehmer anders machen
Wer unter der Kleinunternehmergrenze von 55000 € bleibt, weist keine Umsatzsteuer aus. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern Pflicht — und es reicht nicht, die Steuerzeile wegzulassen. Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, etwa „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung". Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie kraft Rechnungslegung: Das Finanzamt kassiert den ausgewiesenen Betrag, obwohl gar keine Steuerpflicht bestand. Korrigieren lässt sich das nur über eine berichtigte Rechnung an den Kunden.
Die Rechnungsnummer, und warum sie Prüfer interessiert
Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein — das ist der einzige formale Anker dafür, dass keine Rechnung fehlt. Ob du mit 1 beginnst oder mit 2026-001, ob du je Jahr neu startest oder durchzählst, ist frei; was nicht geht, sind Lücken ohne Erklärung und doppelte Nummern. In der Praxis ist das der häufigste Prüfungsanlass bei kleinen Betrieben: Eine Lücke ist kein Beweis für etwas, aber sie ist eine Frage, und die Antwort muss man geben können.
Elektronisch ist der Normalfall
Eine Rechnung per PDF ist der Papierrechnung gleichgestellt, solange Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Für die Praxis heißt das: Ein PDF aus deinem System genügt, ein abfotografiertes Blatt in schlechter Auflösung nicht unbedingt. Aufbewahrt wird sieben Jahre, und zwar so, wie sie ausgestellt wurde — ein ausgedrucktes und wieder eingescanntes PDF ist nicht dasselbe Dokument.
Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen
Der Klassiker beim ersten Rechnungsvordruck: Die Vorlage enthält eine Steuerzeile, sie wird ausgefüllt, weil sie da ist. Ab diesem Moment schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt — kraft Rechnungslegung, obwohl du gar nicht steuerpflichtig bist. Die Reparatur ist eine berichtigte Rechnung an jeden betroffenen Kunden, und die willst du nicht schreiben, wenn es zwanzig sind.
Aus der Begleitung, nicht aus dem Merkblatt.
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Wie schreibe ich eine Rechnung in Österreich?
Eine Rechnung braucht Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID-Nummer des leistenden Unternehmens. Kleinunternehmer weisen statt der Steuer einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aus.
Wer darf eine Rechnung schreiben?
Rechnungen im Sinn des Umsatzsteuergesetzes stellen Unternehmen aus. Privatpersonen können eine Zahlungsaufforderung schreiben, aber keine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis — und wer regelmäßig gegen Entgelt leistet, ist unternehmerisch tätig und braucht dafür in der Regel eine Gewerbeberechtigung.
Was passiert, wenn auf der Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?
Der Empfänger verliert für diese Rechnung den Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt ist. Für dich selbst bleibt die Umsatzsteuerschuld bestehen. Deshalb reklamieren erfahrene Buchhaltungen unvollständige Eingangsrechnungen sofort statt am Jahresende.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Eine Lücke macht die Rechnung nicht ungültig, sie ist aber im Prüfungsfall erklärungsbedürftig. Doppelte Nummern sind ein echter Formalfehler und sollten sofort korrigiert werden.
Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Beträge, Grenzen und Fristen ändern sich; maßgeblich ist immer der Stand zum Zeitpunkt deiner Entscheidung.
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